GDPR

 

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

zaměstnanců DST s.r.o.

 

ze dne 23.5.2018


Vážený pane / paní,

 

dokument, který právě čtete, obsahuje základní informace ohledně toho, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. Vážíme si toho, že s námi své osobní údaje sdílíte a jsme odhodláni je v maximální možné míře chránit. Rovněž se snažíme být, ve vztahu k Vám, co nejvíce transparentní, zejména ohledně toho, jak Vaše osobní údaje zpracováváme.

Vzhledem k nové legislativě Evropské unie, byl tento informační dokument připraven v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES ( GDPR ).

V tomto dokumentu se Vám snažíme informace podat co nejpřehledněji, proto jsme zvolili formu otázek a odpovědí, které bychom Vám na ně poskytli. Informace se dozvíte v následujícím pořadí:

1.       Kdo je správcem osobních údajů?

2.       Jaké jsou naše oprávněné zájmy?

3.       K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?

4.       Jak byly osobní údaje získány?

5.       Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?

6.       Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?

7.       Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu?

8.       Budeme osobní údaje předávat do třetí země nebo mezinárodní organizace?

9.       Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?

10.   Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?

11.   Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?

Tento informační dokument předkládá základní informace, které jsme, jako správce osobních údajů, povinni poskytnout. Pokud by Vás zajímaly detailní zásady zpracování osobních údajů, kterými se řídíme, budou Vám předány kontaktní osobou pro vyřizování dotazů a žádostí týkajících se osobních údajů.

V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování Vašich osobních údajů, se nás neváhejte kontaktovat na e-mailové adrese gdpr@dstdc.cz nebo na telefonu +420 602 441 538. Ve všech případech nás lze kontaktovat na naší doručovací adrese DST s.r.o., Modrá 53, 407 02 Jílové.

 

1. Kdo je správcem osobních údajů?

Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými, určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.

Správcem osobních údajů je společnost DST s.r.o., se sídlem Modrá 53, 407 02 Jílové, identifikační číslo 60281278, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu v Ústí nad Labem, spisová značka C 6771. Správce lze kontaktovat na e-mailové adrese gdpr@dstdc.cz nebo na telefonu +420 602 441 538.

Pro vyřizování dotazů a žádostí týkajících se osobních údajů je kontaktní osobou pan František Očko, kterého lze kontaktovat na adrese ocko@dstdc.cz nebo na telefonu +420 602 441 538.

 

2. K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?

Správce, naše společnost, zpracovává osobní údaje k:

a.       zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi správcem a Vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a správce tak musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);

 

b.      ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterým je zajištění ochrany majetku správce (sledování pohybu a provozních parametrů vozidel pomocí satelitního monitoringu) nebo zajištění kontinuity provozu informačního systému (systém MRP RMM)

Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek. Poskytování osobních údajů pro účely ochrany majetku správce nebo zajištění kontinuity provozu informačního systému, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je realizováno na základě oprávněného zájmu správce (recitál 47, GDPR). Na základě tohoto titulu má Účastník možnost kdykoliv uplatnit své právo na námitku, proti zpracování osobních údajů za tímto účelem (čl. 21 odst. 1 GDPR).

 

3. Jaké jsou naše oprávněné zájmy?

Osobní údaje zpracovává správce rovněž pro ochranu jeho oprávněných zájmů. Oprávněné zájmy správce jsou zejména řádné plnění veškerých smluvních závazků správce, řádné plnění veškerých zákonných povinností správce, přímý marketing, ochrana správcova podnikání a majetku a v neposlední řadě také ochrana životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje.

V zájmu zajištění co největší ochrany Vašeho soukromí, máte právo vznést námitku, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Více o Vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů se dočtete v článku 10 tohoto informačního memoranda.

 

4. Jak byly osobní údaje získány?

Osobní údaje správce získal přímo od Vás, a to na základě vyplněných dotazníků, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv.

 

5. Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?

K zajištění služeb, spočívající v poskytování pracovní síly dalším společnostem, správce zpracovává následující kategorie osobních údajů:

Základní identifikační údaje

Jedná se o běžné informace, kterými je identifikována Vaše osoba jako jsou jméno a příjmení, rodné číslo, datum nebo místo narození. Tyto údaje jsou pro správce nezbytné, abychom mohli s Vámi, zaměstnanci, zajistit pracovněprávní vztah a dostát všem zákonným povinnostem, které jako zaměstnavatel má. Typicky se jedná o úkony jako jsou uzavření pracovní smlouvy, přihlášení zaměstnance k zdravotnímu pojištění, správě sociálního zabezpečení apod.

Kontaktní údaje

Kontaktní údaje jsou informace, jako jsou poštovní adresa, telefon nebo e-mail, které od Vás správce potřebuje, aby byl schopen s Vámi flexibilně komunikovat (doručit Vám např. výplatní pásky nebo komunikovat s Vámi v případě neodkladných pracovněprávních záležitostí mimo pracovní dobu).

Pracovněprávní informace

Tato data obsahují údaje profese, praxe, znalosti a dovednosti, místa profesní působnosti ID karty řidiče.  Bez těchto dat by správce nebyl schopen přidělit Vás na odpovídající pracovní pozici.

Sociodemografická data

Tato data obsahují běžné statistické údaje jako jsou věk, místo pobytu, pohlaví, stav, vzdělání, titul atd. Bez těchto dat by správce nemohl plnit zákonné povinnosti v oblasti zpracování daní z příjmů apod.

Vazby s jinými subjekty

Při žádosti o zpracování daní z příjmu fyzických osob musí správce uvést informace týkající se Vaší rodiny a jejich použitím Vám tak může pomoci při plnění Vašich právních povinností.

Informace o finanční situaci

V některých obtížných situacích Vašeho života je správce povinen shromažďovat informace, týkající se Vaší finanční situace, Vašich závazků a napomáhat Vám při řešení těchto situací. Z těchto důvodů o Vás shromažďuje informace nezbytné pro spolupráci insolvenčními správci a soudními exekutory v rámci zákonné povinnosti. Těmito daty mohou být informace o pracovním poměru, počtu exekucí, částka exekuce, číslo bankovního účtu, průměrná výše srážky nebo čisté mzdy.

Informace za vzájemné komunikace

Tato data obsahují, zejména, informace z e-mailové komunikace mezi Vámi a správcem, popřípadě informace jiných kontaktních formulářů

Data zpracovávaná technickou podporou

Pracujete-li, v rámci své pracovní pozice, s výpočetní technikou přidělenou správcem, potom bychom Vás rádi informovali, že správce využívá systém technické podpory MSP RMM, který umožňuje servisní organizaci vzdáleně přistupovat na Vaše počítače a pomáhat řešit Vaše problémy s výpočetní technikou. Nemusíte se obávat sledování Vaší práce na počítači v reálném čase, protože o vzdáleném připojení servisní společnosti, na Váš počítač, jste vždy informováni, automaticky, systémem, tato informace Vám je vždy sdělena a není možné ji, jakkoliv, skrýt. V rámci technické podpory servisní organizace může identifikovat adresu sítě a podsítě ve které se nacházíte a Vaší IP adresu. Tyto informace, správci, pomáhají zlepšovat technickou podporu ať jste kdekoliv připojeni k Internetu.

Geolokalizační data

Zájmem správce je zvyšovat kvalitu služeb zákazníkům, zároveň zefektivňovat správu vozového parku, chránit své oprávněné zájmy, spočívající v ochraně majetku a usnadňovat práci svým zaměstnancům využitím technologických trendů. Prostřednictvím elektronických systémů sledujících pohyb vozidla správce sleduje zakázku, podává zákazníkovi informaci o stavu zakázky a sleduje provozní parametry vozidel a pracovní výkony řidiče tak, jak mu nakazuje zákon.

Správce shromažďuje tyto informace pouze v rozsahu nezbytném pro ochranu svých oprávněných zájmů nebo daných právní povinností.

Informace o zdravotním stavu

Ve výjimečných situacích, kdy dojde k pracovnímu úrazu, může správce zpracovávat rovněž informace o vašem zdravotním stavu. Činní tak na základě zákonné povinnosti a pouze v minimálním rozsahu zpracování daném zákonem.

 

6. Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?

Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste udělil/a.

Zákonnost zpracování dále vychází například:

·         ze zákona Nařízení EU 561/2006 (Režim řidičů), podle kterého Správce eviduje průběh jednotlivých jízd

·         ze zákona 592/1992 Sb. o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, podle kterého správce zajišťuje přihlášení a odhlášení zaměstnance k systému zdravotního pojištění

·         ze zákona 586/1992 Sb. o daních z příjmů, na základě, kterého správce zajišťuje součinnost při vedení evidence poplatníků daně z příjmů na území Česká republiky

·         ze zákona 582/1991 Sb. České národní rady o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, na základě, kterého správce zajišťuje přihlášení a odhlášení zaměstnance k systému sociálního zabezpečení

·         ze zákona 262/2006 Sb. Zákoník práce, na základě, kterého je správce povinen zajistit pracovní povinnosti vůči zaměstnanci a povinnosti spojené s přidělením zaměstnance

·         ze zákona 99/1963 Sb. Občanský soudní řád, na základě, kterého musí správce spolupracovat s exekutory

·         a další zákony jako jsou zákon 294/2013 Sb. Insolvenční zákon nebo zákon 435/2004 Sb. Zákon o zaměstnanosti.

 

7. Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu?

Osobní údaje musí správce, v rámci zákonných mezí, poskytnout orgánům státní správy, například správci daně, správci systému sociálního zabezpečení, správci systému zdravotního pojištění nebo orgánům činným v trestním řízením.

Regulace ochrany osobních údajů umožňuje, aby správce pověřil zpracováním osobních údajů zpracovatele. Zpracovatel osobních údajů je každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření či zmocnění správcem zpracovává osobní údaje.

V případě zpracování Vašich osobních údajů zpracovatelem je smluvně i regulatorním nařízením garantována stejná ochrana Vašich údajů, jako je tomu ze strany správce.

Mezi nejvýznamnější zpracovatele, které správce využívá, patří:

a.       Servisní organizace

·         JS a partner s.r.o. (IČO: 47310391, Jana Zajíce 2880/28, Severní Terasa, 400 11 Ústí nad Labem) – správce IS/IT a provozovatel IS ESO9

·         SPED-IT s.r.o – (IČO: 282 27 778, K sádkám 158, 59 00 Praha 5 – Lahovice) – provozovatel sytému sledování pohybu vozidla satelitním monitoringem Webdispečink

·         SCANIA CZECH REPUBLIC s.r.o. – (IČO: 612 51 186,         Sobínská 186, 252 19 Chrášťany) - provozovatel sytému sledování provozních parametrů vozidla satelitním monitoringem SCANIA FLEET MANAGEMENT

·         NORD SECURITY, spol. s r.o., Děčín – (IČO: 48288861, Vodní 1925/2, PSČ 405 02 Děčín 5) – správce BoZP dokumentace

 

b.      Školicí organizace

·         Sdružení automobilových dopravců ČESMAD BOHEMIA, z.s. – (IČO: 45771570, Nad sokolovnou 117/1, Podolí, 147 00 Praha) – školení řidičů

·         Krajský úřad Ústeckého kraje, Odbor dopravy – školení řidičů

·         Autoškola DISK – Jiří Petružálek – (IČO: 15148599, Šípková 2793, 400 11 Ústí nad Labem) – školení řidičů;

Dále mohou být Vaše osobní údaje předávány dalším příjemcům, avšak vždy za účelem profesních školení, popřípadě právních povinností správce, a vždy pouze v rozsahu nezbytném danému účelu.

Osobní údaje nebudeme předávat za jiným účelem, než je plnění právní povinnosti správce v rámci zákonných mezí.

 

8. Budeme osobní údaje předávat do třetí země nebo mezinárodní organizace?

Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

 

9. Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?

Osobní údaje budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání smlouvy. Některé osobní údaje potřebné pro plnění právní povinnosti budou uchovávány déle, podle pravidel určených zákonem.

Osobní údaje zpracovávané za účelem ochrany majetku správce, spočívajícím v sledování pohybu a provozních parametrů vozidla satelitním monitoringem, budou uchovávány po dobu 2 et

Osobní údaje zpracovávané za účelem zajištění kontinuity provozu informačního systému, ze systému technické podpory MSP RMM, které jsou důležité pro uplatnění oprávněných zájmů správce, budou uchovávány maximálně po trvání pracovního poměru.

Osobní údaje nebudou nikdy uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum. Po uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

 

10. Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete

uplatnit?

Správce dělá vše pro to, aby zpracování Vašich údajů probíhalo řádně a především bezpečně. Vám jsou garantována práva popsána v tomto článku, která můžete u správce uplatnit.

Jak můžete svá práva uplatnit?

Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu na adresu gdpr@dstdc.cz nebo zavoláním na telefonní číslo +420 602 441 538. Svá práva můžete uplatnit rovněž formou písemné žádosti zaslané na naší korespondenční adresu DST s.r.o., Modrá 53, 407 02 Jílové

Veškerá sdělení a vyjádření, k Vámi uplatněným právům, poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám správce poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás bude správce informovat.

Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů

Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.

Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Vám, ještě před uvedeným dalším zpracováním, informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace. Informace Vám poskytované, v rámci uplatnění tohoto práva, jsou obsaženy již v tomto dokumentu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.

Právo na přístup k osobním údajům

Jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje jsou zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo na opravu

Pokud došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od správce požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abych správce Vaše osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes Vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

Právo na omezení zpracování

Správce zpracovává Vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

Právo na přenositelnost údajů

Pokud si přejete, aby správce poskytl Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud mu v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.

Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.

Právo odvolat souhlas

Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat, a to buď vyplněním formuláře/odškrtnutím políčka/zasláním odvolání na adresu sídla správce nebo pomocí linku v e-mailové komunikaci.

11. Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?

Osobní údaje nejsou automaticky vyhodnocovány.